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Datenschutzbestimmung der Volkshochschule Aalen e.V.

(Stand: 02.03.2023)

Wir freuen uns über Ihr Interesse an unserem Webauftritt unter der URL www.vhs-aalen.de (nachfolgend „Website“ genannt). Nachstehend informieren wir Sie ausführlich über den Umgang mit Ihren Daten, soweit Sie unsere Services in Anspruch nehmen.

1. Verantwortlichkeit für den Datenschutz

Die Volkshochschule Aalen e.V. (nachfolgend „vhs“ oder „wir“ genannt) ist Verantwortliche im Sinne des Datenschutzrechts.

2. Nutzung unserer Webseite

Bei jedem Zugriff auf unsere Website werden Zugriffsdaten in einer Protokolldatei auf dem Webserver unseres Providers gespeichert.

 

Dieser Datensatz besteht aus

 

  • der IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
  • Datum und Uhrzeit des Abrufs,
  • dem Namen und der URL der angeforderten Datei,
  • der übertragenen Datenmenge,
  • der Meldung, ob der Abruf erfolgreich war,
  • Erkennungsdaten des verwendeten Browsers und Betriebssystems,
  • Website, von der aus der Zugriff erfolgt, sowie
  • dem Namen Ihres Internet-Zugangs-Providers.

 

Die Erhebung dieser Daten ist aus technischen Gründen notwendig. Diese Daten erlauben uns selbst keinen Rückschluss auf Ihre Person. Eine Nutzung unserer Website ist ohne Bereitstellung Ihrer IP-Adresse technisch nicht möglich. Die Zugriffsdaten werden nach sechs Monaten gelöscht.

 

2 Cookies

2.1 Cookies

Beim ersten Aufrufen unserer Website erhalten Sie eine Nachricht zum Akzeptieren von Cookies. Dieser müssen Sie zustimmen bzw. ablehnen. Wenn Sie die Speicherung von Cookies ablehnen, kann dies die Funktionalität der Website einschränken.

 

Cookies sind kleine Textdateien, die vom Webserver unseres Providers an den Browser Ihres Endgeräts versandt und auf diesem gespeichert werden. Die Cookies werden benötigt, um Sie z.B. nach erfolgreicher Anmeldung zu Ihrem Nutzerkonto für die gesamte Dauer Ihres Besuches identifizieren und autorisieren zu können. Sie werden auch dann benötigt, wenn Sie Angaben z.B. im Rahmen einer Anmeldung für einen Kurs machen, ohne sich registriert zu haben, um Ihnen die mehrmalige Eingabe Ihrer Daten zu ersparen. Diese Cookies werden nach Ende Ihrer Browser-Sitzung wieder vom Speichermedium Ihres Endgeräts gelöscht (sog. Sitzungs-Cookies).

2.2 Verwendung zur Werbung, Marktanalyse und Gestaltung (Matomo; ehemals Piwik)

Auf unserer Website werden unter Einsatz der Webanalysedienst-Software Matomo(ehemals Piwik) auf Basis unseres berechtigten Interesses an der statistischen Analyse des Nutzerverhaltens zu Optimierungs- und Marketingzwecken gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO Daten gesammelt und gespeichert. Aus diesen Daten können zum selben Zweck pseudonymisierte Nutzungsprofile erstellt und ausgewertet werden. Hierzu können Cookies eingesetzt werden. Die mit der Matomo-Technologie erhobenen Daten (einschließlich Ihrer pseudonymisierten IP-Adresse) werden auf Servern unseres Providers verarbeitet.

Die durch das Cookie erzeugten Informationen im pseudonymen Nutzerprofil werden nicht dazu benutzt, den Besucher dieser Website persönlich zu identifizieren und werden nicht mit personenbezogenen Daten über den Träger des Pseudonyms zusammengeführt.

Wenn Sie mit der Speicherung und Auswertung dieser Daten aus Ihrem Besuch nicht einverstanden sind, dann können Sie der Speicherung und Nutzung jederzeit widersprechen. In diesem Fall wird in Ihrem Browser ein sog. Opt-Out-Cookie abgelegt, was zur Folge hat, dass Matomo keinerlei Sitzungsdaten erhebt.

Bitte beachten Sie, dass die vollständige Löschung Ihrer Cookies zur Folge hat. dass auch das Opt·Out-Cookie gelöscht wird und ggf. von Ihnen erneut aktiviert werden muss.

 

2.3 Nutzerkonto

Sie haben die Möglichkeit, ein Nutzerkonto für unsere Website anzulegen. Das Anlegen eines Nutzerkontos ist freiwillig. Sie können Kursanmeldungen jederzeit auch ohne Benutzerkonto vornehmen.

Beim Anlegen eines Nutzerkontos werden Sie aufgefordert, Datensätze anzugeben. Die mit einem Sternchenhinweis gekennzeichneten Datenfelder sind Pflichtangaben und dienen der Begründung und Durchführung des Nutzungsvertrags. Die übrigen Angaben sind freiwillig.

Ohne Angabe Ihrer E-Mailadresse und Bereitstellen eines Passworts können wir Ihre Zugangsdaten nicht authentifizieren und kein geschütztes Nutzerkonto anbieten. Ohne Angabe Ihres Geburtsjahrs können wir nicht prüfen, ob wir die Zustimmung Ihrer Eltern für die Einrichtung des Nutzerkontos benötigen.

Die Nichtbereitstellung der freiwilligen Angaben bleibt folgenlos.

Nachdem Sie ein Nutzerkonto angelegt haben, können Sie in diesem Ihre persönlichen Daten einsehen und bearbeiten. Sie erhalten ferner eine Übersicht der gebuchten Kurse. Bitte achten Sie darauf, sich vor Verlassen unserer Website von Ihrem Nutzerkonto abzumelden. Dies dient dem Schutz Ihrer Daten vor dem unberechtigten Zugriff Dritter.

Ihr Nutzerkonto können Sie jederzeit gegenüber uns kündigen. Wir behalten uns das Recht vor, Ihr Nutzerkonto mit einer Frist von 4 Wochen zu kündigen, soweit Sie das Konto mehr als 3 Jahre nicht genutzt haben.

3. Kursanmeldung

Die bei der Anmeldung abgefragten Daten werden zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen und zur Vertragserfüllung verwendet. Hierbei wird zwischen zwingend anzugebenden Daten (durch Sternchen gekennzeichnet) und freiwillig anzugebenden Daten unterschieden. Ohne die zwingend anzugebenden Daten (Name, Adresse, Telefonnummer) kann kein Vertrag geschlossen werden. Die Nichtangabe von freiwilligen Daten hat keine Auswirkungen.

Für besondere Kurse, z.B. Babykurse, kann die Angabe des Geburtsdatums zwingend erforderlich sein.

Die Abfrage Ihrer Festnetz- bzw. Mobilfunknummer erfolgt in unserem berechtigten Interesse, Sie bei Kursänderungen unmittelbar kontaktieren zu können.

Auch die weiteren freiwilligen Angaben werden zur Vertragsdurchführung verwendet.

Bei der Online-Anmeldung für kostenpflichtige Angebote ist die Angabe von IBAN, Name und Vorname des Kontoinhabers zwingend erforderlich. Damit wird uns die Abbuchung der fälligen Kursgebühr ermöglicht.

 

Bei einer Anmeldung vor Ort oder per Telefon sind auch andere Zahlarten möglich. Bei Zahlung mit ec-Karte wird neben Ihrem Namen auch Ihre Bankverbindung erfasst.

Wenn Sie an einem fortlaufenden Kurs teilnehmen, geben wir Ihnen die Möglichkeit, sich vorab für den Folgekurs anzumelden („Voranmeldung“). Dazu senden wir Ihnen über unsere Datenbank einen elektronischen Link an Ihre bei der ursprünglichen Anmeldung angegebenen Emailadresse, über den Sie sich direkt für den Folgekurs anmelden können.

Sämtliche von Ihnen bereitgestellten Daten werden zur Vertragsabwicklung elektronisch gespeichert und verarbeitet. Die entsprechenden Datenbanken und Anwendungen können durch von uns beauftragte IT-Dienstleister betreut werden.

 

4. Newsletter

Sie können über unsere Website unseren Newsletter abonnieren. Hierzu müssen Sie zwingend Ihren Vor- und Nachnamen und Ihre Email-Adresse angeben. Sie erhalten dann eine Benachrichtigung an Ihre Email-Adresse, die sie nochmals bestätigen müssen, um Ihr Abonnement unseres Newsletters abzuschließen (sog. Double-Opt-In Verfahren).

Wir nutzen für unseren Newsletter-Versand die Plattform rapidmail, registriert in Deutschland.

Den Widerruf können Sie uns über jedweden Kommunikationskanal (z.B. Brief, E-Mail, Link im Newsletter) mitteilen.

5. Weitergabe Ihrer Daten

Wir geben Ihren Namen, E-Mailadresse und – soweit angegeben – Telefonnummer, an die jeweilige Kursleitung und gegebenenfalls an unsere Kooperationspartner zur Vorbereitung und Durchführung des Kurses weiter. Dies umfasst auch die Kontaktaufnahme bei Änderungen.

Für die Teilnahme an zertifizierten Prüfungen und Abschlüssen (z.B. Cambridge- oder Telc-Sprachprüfungen, IHK-Prüfungen, Xpert, Finanzbuchhalter, Schulabschlüssen) leiten wir die hierzu erforderlichen Daten an die Prüfungsinstitute weiter. Diese Übermittlungen dienen der Vertragserfüllung.

Für die geförderte Teilnahme an Integrationskursen müssen wir gemäß der entsprechenden Vorgaben des Bundesamt für Migration und Flüchtlinge (kurz „BAMF“ genannt) Ihren Namen, alle erforderliche Kontaktdaten, Geburtsdatum, Bankverbindung, Bildungsstand, Geburtsort, Geburtsland, Staatsangehörigkeit und Passnummer an das BAMF weitergeben.

Ferner kann bei Landesmittelkursen und solchen, welche durch die Agentur für Arbeit gefördert werden, eine Übermittlung an Behörden erforderlich sein. Diese Übermittlungen beruhen auf einer rechtlichen Verpflichtung.

Befinden Sie sich mit einer Zahlung in Verzug, behalten wir uns vor, Ihre Daten (Name, Anschrift, Geburtsjahr) an einen Inkassodienstleister zur Durchsetzung der Forderung als berechtigtes Interesse weiterzuleiten.

6. Teilnahme an Online-Kursen

Für die Anmeldung zu Online-Kursen gelten dieselben Bestimmungen wie unter 3: Kursanmeldung oben beschrieben.

Für die Durchführung von Online-Kursen benutzen wir verschiedene Online-Dienste, die unten im Detail aufgelistet sind. Dabei werden verschiedene Datenarten verarbeitet. Der Umfang der Daten hängt dabei auch davon ab, welche Angaben zu Daten Sie selbst vor bzw. bei der Teilnahme an einem einzelnen Online-Termin machen.

Folgende personenbezogene Daten sind i.d.R. Gegenstand der Verarbeitung:

Angaben zum Benutzer: Vorname, Nachname, Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional),

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats. Ob ein Online-Termin aufgezeichnet wird, wird Ihnen vorab klar kommuniziert werden mit der Option, nicht am Termin teilzunehmen.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem Online-Termin die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden entsprechend während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Termin“ teilzunehmen bzw. einen „Meeting-Raum“ zu betreten ohne einen eigenen Zugang zu haben, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Weiterführende Informationen zur Datenverarbeitung und zum Datenschutz finden Sie auf den Webseiten der von uns benutzten Dienstleister:

7. Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns eine Nachricht senden, nutzt die vhs die angegebenen Kontaktdaten zur Beantwortung und Bearbeitung Ihres Anliegens. Die Bereitstellung Ihrer Daten erfolgt abhängig von Ihrem Anliegen und Ihrer Stellung als Interessent oder Kursteilnehmer zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung.

 

8. Speicherdauer und Löschung

Nach Vertragsabwicklung werden Ihre Daten im Zuge eines regelmäßigen, mindestens einmal jährlich durchgeführten Löschens alter Datensätze gelöscht, es sei denn, es bestehen gesetzliche Aufbewahrungspflichten. In diesem Fall werden diese Daten bis zu 10 Jahre aufbewahrt. Ihre Daten werden für jegliche andere Verwendung außer ggf. zulässiger Postwerbung gesperrt. Mitgeteilte Bankdaten werden nach Widerruf der Einzugsermächtigung, erfolgreicher Bezahlung des Kursbeitrags bzw. bei Dauerlastschriftmandaten 36 Monate nach letztmaliger Inanspruchnahme gelöscht.

Ihre Daten, die Sie uns im Rahmen der Nutzung unserer Kontaktdaten bereitgestellt haben, werden gelöscht, sobald die Kommunikation beendet beziehungsweise Ihr Anliegen vollständig geklärt ist und diese Daten nicht zugleich zu Vertragszwecken erhoben worden sind. Kommunikation zur Geltendmachung von Rechtsansprüchen wird für die Dauer der jeweiligen Verjährungsfrist gespeichert.

 

 

9. Ihre Rechte

Sie haben jederzeit das Recht, kostenfrei Auskunft über die bei der vhs gespeicherten Daten zu erhalten, unrichtige Daten zu korrigieren sowie Daten sperren oder löschen zu lassen.

Ferner können Sie den Datenverarbeitungen widersprechen und Ihre Daten durch uns auf jemand anderen übertragen lassen. Weiterhin haben Sie das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren.

10. Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten

Die Kontaktdaten unseres Datenschutzbeauftragten lauten:

Dr. Michael Symalla, E-Mail: datenschutz@vhs-aalen.de